برای زنده نگهداشتن هر کسب و کاری، وجود یک منشی کار بلد و خبره جهت نظم دهی و هماهنگی امورات ریز و درشت کارها از واجبات است که نباید دست کم گرفته شود. اگر یک کسب و کار، در ابتدای مسیر خود به فکر انتشار آگهی استخدام منشی اصولی برای جذب نیروی کار حرفهای نباشد، امیدی به آینده آن بیزینس، نخواهد بود.
انجام کارهای مهمی مثل تلاش برای تحقق اهداف سازمان، پاسخگویی به تلفنها، دریافت فاکسها، یادآوری جلسات، آماده سازی دستور جلسات، آماده سازی اتاق جلسات، دریافت و ارسال ایمیلها، برنامه ریزی و هماهنگی سفرها، تکمیل فرم گزارشها و .... از جمله مهمترین وظایف منشیها در ادارات ایرانی محسوب میشوند.
منشیها در قلب هر سازمان قرار دارند و بهعنوانحلقه ارتباطی میان مدیران، تیمها و سایر بخشها عمل میکنند. مسئولیتهای آنها تنها محدود به انجام امور اداری نیست، بلکه تأثیر مستقیمی در رشد و موفقیت کسبوکار دارد. هر کسبوکاری، چه کوچک و نوپا و چه بزرگ و معتبر، به حضور منشیای کاربلد و مسئولیتپذیر نیاز دارد که بتواند نظم و هماهنگی را در فرآیندهای مختلف برقرار کند. در ادامه، به بررسی برخی از مهمترین وظایف منشیها و تأثیر آنها بر بهبود کارایی سازمان میپردازیم.
1. مدیریت و هماهنگی جلسات
وقتی صحبت از جلسات مهم میشود، منشیها هستند که تمام هماهنگیها و تنظیمات اولیه را انجام میدهند. از تعیین زمان مناسب برای جلسه تا اطلاعرسانی به اعضای تیم، منشیها در این فرایند به دقت زیادی نیاز دارند. با نظمدهی دقیق و جلوگیری از هرگونه تداخل، میتوانند اطمینان حاصل کنند که هیچ جلسهای از دست نرود.
2. مکاتبات اداری و پاسخگویی به تلفنها
منشیها بهعنوان اولین خط ارتباطی سازمان، باید مسئولیتهای مهمی مانند پاسخگویی به تلفنها، ارسال و دریافت نامهها و ایمیلها را برعهده بگیرند. این وظایف نیاز به دقت و توجه ویژه دارند تا هیچ ارتباطی از دست نرود و همه کارها در زمان مناسب انجام شوند. در این راستا، قدرت مدیریت مکاتبات و ارتباطات بهطور چشمگیری میتواند بر عملکرد سازمان تأثیر بگذارد.
3. برنامهریزی و هماهنگی سفرها
برای هر سازمانی که نیاز به سفرهای کاری دارد، منشیها مسئول هماهنگی دقیق سفرها از جمله رزرو بلیت، هتل و ترتیب سایر جزئیات هستند. توجه به این مسائل، بهویژه در صورت فشردگی زمانها، بسیار حائز اهمیت است. برای منشیها بسیار مهم است که اطمینان حاصل کنند تمامی جزئیات بهدرستی منتقل شده تا مشکلی در برنامهریزی به وجود نیاید. وظایف منشی در زمینه برنامهریزی سفرها:
• رزرو بلیت هواپیما
• رزرو هتل و هماهنگی با تیمهای مربوطه
• تعیین زمانبندی دقیق سفر
• بررسی جزئیات سفر و اطلاعرسانی به تمامی تیمها
4. مدیریت اسناد و گزارشها
منشیها باید توانایی مدیریت حجم زیاد اسناد و گزارشهای مختلف را داشته باشند. این شامل ذخیرهسازی و مرتبسازی فایلها در سیستمهای مناسب است. این کار بهویژه در دسترسی سریع به اطلاعات مهم و ضروری کمک میکند. یک منشی حرفهای از سیستمهای مدیریت اسناد برای جلوگیری از پراکندگی و خطای انسانی استفاده میکند.
5. اداره حسابها و امور مالی
منشیها ممکن است مسئولیت انجام امور حسابداری ساده مانند صدور فاکتورها، پیگیری پرداختها و نظارت بر هزینهها را بر عهده داشته باشند. این مسئولیتها نیاز به دقت و تمرکز بالا دارند تا هیچ اشتباهی رخ ندهد و سازمان از نظر مالی در مسیر درست حرکت کند.
6. حفظ ارتباط با مشتریان و همکاران
در بسیاری از مواقع، منشیها نخستین افرادی هستند که مشتریان یا همکاران با آنها تماس میگیرند. برخورد اولیه میتواند تأثیر زیادی بر برداشت افراد از سازمان بگذارد. بنابراین، منشیها باید همواره برخوردی محترمانه و حرفهای داشته باشند تا تصویر مطلوبی از سازمان ایجاد کنند.